¿Qué es una centralita virtual y cómo puede ayudar a tu negocio?

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Pese al e-mail y la mensajería instantánea (llámalo WhatsApp, si quieres), el teléfono sigue siendo la piedra angular de la mayoría de los negocios porque es una herramienta directa e instantánea, que ahorra el tener que escribir y que permite un intercambio fluido de ideas. Es por ello que una centralita virtual te da un mayor abanico de posibilidades que una centralita tradicional o una serie de líneas móviles gestionadas por tu operadora.
Pero antes de adentrarnos más en la materia, veamos en qué consiste.

¿Qué es una centralita virtual?

Y antes deberíamos preguntarnos qué es una centralita: un dispositivo que permite gestionar las comunicaciones de una empresa u oficina, facilitando cosas como la instalación de nuevos terminales de telefonía, el correcto enrutamiento de las llamadas a los destinatarios dentro de una organización, la gestión de buzones de voz internos, las llamadas internas entre empleados, o las famosas ‘extensiones’ para elegir directamente a quien dirigir la llamada sin tener que hablar con un intermediario para que sea quien nos pase con quien queremos hablar.

Pues bien, la centralita virtual es exactamente lo mismo pero definido por software (eso es, virtualizado), pudiendo ser instalada en un ordenador en las instalaciones locales del usuario, o bien en la nube. Esta última opción es la más práctica, ya que nos presta el servicio sin tener que disponer de equipamiento en nuestras instalaciones, administrarlo y mantenerlo.

La centralita virtual puede ser gestionada de una forma simple mediante una interfaz que, generalmente, es accesible a través de un navegador web cualquiera que cumpla los estándares internacionales (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Apple Safari, Opera,…), por lo que no requiere de conocimientos técnicos, y puede administrarse desde cualquier lugar del mundo, incluso desde el teléfono que llevamos en el bolsillo.

Al utilizar la tecnología de VoIP (voz sobre protocolo de redes informáticas IP), nos permite funcionalidades avanzadas como el enrutamiento automático de las llamadas entrantes según criterios de diversa índole (geográficos, de disponibilidad,…), y nos ofrece la posibilidad de obtener estadísticas completas y detalladas sobre el uso de la voz en nuestra empresa.

Una centralita virtual también proporciona la posibilidad de cambiar fácilmente el dispositivo de destino de las llamadas que van a un número o extensión determinada, pudiendo ser este un teléfono fijo, uno móvil, o incluso un ordenador u otro aparato electrónico por medio de una app.

¿Para qué una centralita virtual?

Piénsalo detenidamente: aunque seas un trabajador autónomo por cuenta propia, ¿no has perdido nunca una llamada de un cliente o posible cliente por estar fuera de tu despacho y no poder atender a la línea fija? ¿te has ido de vacaciones y te has tenido que llevar el móvil contigo, atendiendo llamadas de trabajo aunque sea para desviarlas a un colaborador?

No importa la dimensión de tu negocio, a buen seguro que un servicio de centralita virtual te conviene; desde cuestión de imagen (puedes anteponer una suerte de operador virtual que solicita a quien llama si quiere hablar con administración o con el departamento técnico… aunque luego todo lo acabes respondiendo tú mismo), hasta asignar números a colaboradores esporádicos, números que puedes activar o desactivar según la necesidad.

Además, puedes tener tu número de teléfono personal y otro distinto profesional, ambos en el mismo terminal móvil pero con la posibilidad de, en un momento determinado, segregarlos y utilizarlos de distinta manera, redirigiendo el profesional hacia otra persona, un colaborador por ejemplo.

Esto último te permite disociar tu vida personal de la profesional e irte de vacaciones dejando a algún amigo y colaborador que te cubra las espaldas, ya que será él quien reciba directamente las llamadas de tus clientes, que no te molestarán. Y es que a la playa se va a disfrutar…

Obviamente, todas estas ventajas multiplícalas por varios factores de orden si el tuyo es un negocio en el que tienes a trabajadores contratados.

La centralita virtual de Ringover

Todas estas son las ventajas que ofrece el servicio de centralita virtual de Ringover, además de integrar en un único sistema de comunicaciones las llamadas de voz (telefónicas), las videollamadas, y la mensajería instantánea, la cual gana importancia para la atención al cliente a cada día que pasa.

A su facilidad de uso que hace innecesaria la participación de un técnico en su proceso de configuración y posterior uso, se añade su flexibilidad para poder dirigir llamadas a cualquier lugar del mundo y terminal, y su integración con los programas de gestión empresarial tipo CRM, mediante una API.

Esto último, para los profanos, significa que el desarrollador del software que utilizas en el día a día de tu empresa, puede integrar de una forma fácil el funcionamiento de la centralita Ringover de forma que, por ejemplo, desde la ficha de un cliente y mediante un sólo clic, sea posible realizarle una llamada telefónica, o bien tener un registro de las llamadas realizadas a cada cliente.

Estas últimas cosas parecen algo trivial, pero la cantidad de ahorro que llega a suponer al cabo del mes, hace que ya sólo por esta opción, merezca la pena realizar el cambio.

Finalmente, una virtud más de Ringover que a más de uno pasará desapercibida, pero que supone una gran ventaja: es independiente de operadora.

Muchas operadoras de telefonía ofrecen el servicio de centralita virtual, pero contratarlo significa ‘casarse’ con ellas, de forma que si alguna vez queremos cambiar de operadora para, por ejemplo, aprovechar los mejores precios o condiciones de otra, deberemos hacer un doble trabajo: el de migración de las líneas, y el de la centralita.

Esto, obviamente, desanima a muchos usuarios, que se pierden buenas ofertas o les cuesta huir de un mal servicio por culpa de tenerlo todo en las mismas manos, que acaban teniendo agarrada también a la empresa.

Manteniendo la centralita virtual como un servicio aparte de la conectividad, nos aseguramos que en el caso de cambiar esta última, el servicio de telefonía no se verá afectado. No por cambiar la alfombra de nuestro hogar, vamos a tener que renovar todos nuestros zapatos…